Ao pensar em um evento corporativo, a primeira coisa que vem à mente da maioria das pessoas são aquelas festas de final de ano ou encontros para celebração de algum acontecimento na firma. Embora os profissionais de eventos estejam cada vez mais próximos das estratégias de comunicação e do planejamento estratégico do negócio, aprimorando o caráter operacional que é inerente à profissão, a área ainda carrega, de modo geral, um estigma ligado a festividades e encontros com foco em divertimento.

Atualmente, esses profissionais têm quase que o dever de agregar mais para a organização do que apenas uma boa decoração ou condução de um evento.

No cenário atual, no qual empresas têm enxugado seus times e a multidisciplinaridade se tornou uma característica a ser avaliada no empregado, estar conectado ao negócio e ser capaz de realizar uma iniciativa em eventos de forma estratégica, trazendo números e embasamentos que suportam as decisões, são atribuições importantes para a evolução do departamento.

Ao final, a pessoa que investe e que demanda a realização de um evento, precisa enxergar resultados que levem à conquista, retenção ou fidelização de um cliente ou, até mesmo, para fazer um bom marketing de relacionamento com o público interno.

Um novo olhar

O primeiro passo é, precisamente, entender o objetivo. É com base nesta questão central que os próximos passos serão devidamente planejados e realizados, sem esquecer do monitoramento dos resultados posteriores à data do evento, para averiguar o atingimento daquilo que foi proposto.

A inteligência na organização de eventos pode estar presente em todas as etapas, desde o planejamento, até a execução.

A equipe de eventos também deve se aprofundar no que acontece no mercado como um todo, entendendo o negócio no qual está inserida. Só assim poderá fazer a conexão entre o público-alvo que deve ser convidado, o tema a ser abordado no dia e os macro objetivos de relacionamento com os quais a empresa será beneficiada com esse investimento.

Um bom exemplo de ineficiência, que é muito comum no mundo corporativo, é a falta de atenção com a simples lista de presença do evento, muitas vezes entregue sem parcimônias para quem solicitou a ação. Não poderíamos analisar quem já é cliente, quem já foi, quem passou a ser, cruzar com seus setores de atuação, os eventos anteriores onde estiveram presentes, seus perfis, e assim por diante? As possibilidades são inúmeras.

Estar presente no dia do evento também é estratégico e importante, e pode facilitar o networking entre convidados e funcionários da empresa. O profissional da área tem pleno acesso ao perfil das pessoas presentes, seus históricos profissionais, assuntos de interesse, etc.

Estes dados, que por si só já auxiliam a quebrar o gelo durante uma apresentação pessoal, também podem ajudar a desenvolver conversas que levam ao interesse principal da ação, como vender um produto, um serviço ou estreitar o relacionamento com um público específico.

Por outro lado, esta é uma profissão que já foi classificada como uma das mais estressantes e não é à toa. A quantidade de eventos sempre tenderá a aumentar, na contramão do que ocorre com as equipes internas responsáveis pela execução.

A pressão e a correria para contatar fornecedores, acompanhar decoração, testar equipamentos, preparar materiais, recepcionar convidados e ainda sorrir após uma exaustiva noite de trabalho, são rotina na maioria das empresas.

Para driblar esse acúmulo de trabalho é imprescindível redesenhar os fatores responsáveis pela eficiência, contar com pessoas experientes no time, terceirizar aquilo que for possível e dedicar tempo para as estratégias, otimizando questões operacionais que consomem tempo e energia.

Em suma, é muito importante para as pessoas que têm, ou pretendem ter foco em eventos, saberem que podem (e devem) fazer mais do que escolher um bom local, convidar contatos, cuidar da decoração e apagar as luzes.

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