Trabalho híbrido em escritórios de advocacia

Discussões acerca de novos modelos de trabalho ganham força e advogados devem estar atentos aos impactos das mudanças na comunicação entre equipes.

Por Rafael Gagliardi, da LETS Marketing

Estamos em um momento de transição, envolvendo uma lenta retomada das atividades presenciais com o avanço da vacinação em todos os municípios do País. Aos poucos, o comércio e o setor de serviços passam a flexibilizar o retorno às estações de trabalho, revisitando metodologias e políticas desenvolvidas tanto para atuações presenciais quanto para a manutenção dos relacionamentos à distância.

No mercado jurídico, não é diferente. Os escritórios de advocacia, embora tenham se adaptado muito bem ao home office, estão inclinados a uma retomada parcial das atividades em seus espaços físicos.

A recente pesquisa ‘Mapa Jurídico Nacional’, desenvolvida pela consultoria de marketing jurídico LETS Marketing e pela agência Unitri, identificou que 81% dos advogados respondentes mantiveram ou até investiram mais em seus escritórios desde o início da pandemia. Uma boa indicação de que a retomada é, de fato, algo planejado no setor.

Apontado como uma tendência do futuro, o trabalho híbrido, modelo no qual se alternam os dias no escritório e os dias em home office, parece, sim, uma boa opção. Entretanto, há riscos que devem ser mitigados para o bom desempenho dos profissionais, principalmente ao que se refere à longevidade do trabalho em equipe.

Nesse sentido, Rafael Gagliardi, sócio da LETS Marketing, aponta 10 questões que os gestores de escritórios de advocacia devem estar atentos no relacionamento com seus colaboradores para manter um bom clima organizacional e não prejudicar o atendimento aos clientes:

1 – Foque em um único canal de comunicação

Hoje, temos diversas mídias disponíveis para nos comunicarmos com as pessoas instantaneamente, como o Teams, WhatsApp, LinkedIn, Slack, Discord, entre outras. Profissionalmente, é recomendável focar em apenas uma, já que estamos lidando com informações e instruções de trabalho que devem ser devidamente arquivadas e utilizadas na coordenação das equipes. Além disso, muitos meios de comunicação dispersam a atenção, tornando muito difícil saber qual é o canal oficial do escritório, no qual os profissionais devem estar à disposição.

2 – Diversifique as escalas dos times no presencial

Organizar o time que trabalhará presencialmente no escritório é importante, inclusive para que todos se planejem de forma mais eficiente. Entretanto, variar as pessoas dessas escalas pode ser interessante para evitar a segregação do grupo. Pessoas que se encontram com frequência criam mais afinidade naturalmente, o que não é estratégico para manter todos unidos e em sintonia.

3 – Nunca discuta estratégias com apenas parte do time

Claramente há conversas destinadas apenas à gestão de qualquer organização. No entanto, devemos tomar cuidado ao segmentar as equipes nesse sentido. Esse “favorecimento” pode ser muito ruim para o clima como um todo e prejudicar a confiança do time nas lideranças. Com o time dividido entre o home office e o presencial, promova eventos gerenciais para todos simultaneamente.

4- Seja educado(a), mas objetivo(a)

Ao economizar parte dos nossos dias que eram dedicadas ao deslocamento até o trabalho ou para fazer uma refeição, preenchemos o espaço com mais trabalho e as pessoas passaram a se sentir mais ocupadas e demandadas. A gentileza nos faz sempre perguntar, antes de iniciar uma conversa, se está tudo bem ou como as coisas vão. Mas diga logo o que precisa e do que se trata (sem, necessariamente dispensar tais perguntas) para que o interlocutor possa, prontamente, endereçar a demanda. Não aguarde a resposta do “Olá, tudo bem?” para abrir o assunto. É claro que é imprescindível analisar a realidade de cada profissional, com um olhar humanizado para cada situação em que devemos ou não adotar uma postura mais objetiva.

5 – Se o trabalho presencial puder ser opcional, melhor

Para muitos profissionais, o trabalho em home office tem sido um atrativo ao ocupar uma posição profissional. Ou, simplesmente, a pessoa acha mais conveniente trabalhar em casa do que no escritório. Se esse for um fator de motivação e se não há prejuízo para o escritório ao manter a pessoa em casa, mantenha o trabalho virtual como uma opção. Entender as necessidades e preferências de cada um é um primeiro passo para melhores resultados e performance.

6 – Saiba o que as pessoas estão produzindo e não o que estão fazendo

Gestores terão que confiar em seus times à distância e esse pode ser um grande desafio do modelo híbrido de trabalho. É muito difícil saber o que as pessoas estão fazendo durante o expediente e qualquer tentativa de monitoramento pode ferir a privacidade. Por esse motivo, atente-se mais (muito mais) aos resultados.

7 – Forneça infraestrutura

Deixando de lado questões trabalhistas e outras obrigações do empregador, mostrar-se preocupado com o bem-estar dos colaboradores e dar suporte na adaptação do trabalho ao home office é algo importante para demostrar que realmente nos importamos, com efeitos diretos na produtividade. Invista nisso!

8 – Lembre-se da etiqueta das reuniões virtuais

Reuniões virtuais de trabalho são encontros formais, certo? Por isso, nunca deixe sua câmera desligada, pois isso pode cortar qualquer conexão com a(s) pessoa(s) do outro lado. Organize o plano de fundo ou esconda-o por meio dos filtros, já que você está mostrando qual é o seu ambiente de trabalho. E aproveite que as pessoas já se programaram para esse encontro e saiba como elas estão ou se precisam de algo.

9 – Entenda que cada um tem um tempo diferente

No escritório, conseguimos ver o que os nossos colaboradores estão fazendo e isso facilita muito uma abordagem. Em casa, é bem diferente, pois as pessoas estão conciliando suas vidas profissionais com as pessoais – e nem sempre essa rotina permitirá a sincronização das agendas. Por isso, programe reuniões e compromissos com o máximo de antecedência possível.

10 – Planeje bem os feedbacks

O feedback é um mecanismo importante para a evolução profissional dos colaboradores. Seja feito de forma presencial ou virtual, essa conversa formal não pode ficar fora do planejamento por conta da mudança de rotina. Em um modelo de trabalho híbrido, devemos prever que os feedbacks podem ocorrer com profissionais trabalhando em casa. Sendo assim, estruturem bem esse momento, planejem com bastante antecedência, se organizem para que a conversa ocorra em um ambiente silencioso e sem interrupções e peçam o máximo de atenção. Esse é um bate-papo sério, com efeitos no desenvolvimento das carreiras das pessoas.

11 (bônus) – Prefira enviar textos no WhatsApp, evitando os áudios

A prática de enviar áudios por meio do aplicativo deveriam economizar tempo dos usuários, mas é algo que só acontece com o autor. As conversas, muitas vezes desestruturadas e sem objetividade acabam necessitando de muita atenção do ouvinte – diferente dos textos, que podem ser documentados e analisados com atenção, facilitando a organização e a eleição de prioridades.

Lembrem-se que “empresas são pessoas e não estruturas”, finaliza Rafael Gagliardi.